内蒙古江苏商会文书、档案资料管理规定 --- 内蒙古江苏商会

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内蒙古江苏商会文书、档案资料管理规定

* 来源 : * 作者 : admin * 发表时间 : 2018-07-02 * 浏览 : 40
内蒙古江苏商会文书、档案资料管理规定
    为保障本商会档案资料的原始性、真实性和安全性,保障本商会各项工作的正常开展,特制定档案资料管理规定如下:
 
    一、档案资料的范畴
     1、财务资料。会计、出纳所记载的一切帐薄、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证等。
     2、会议资料。提交会议(会员代表大会、理事会、常务理事会、会长办公会、监事会、党支部支委会、党员大会等)研究讨论的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要等。
     3、会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等。
     4、书刊资料。付印的书籍、会刊、简报、宣传材料等,刊载商会信息的报纸、杂志及其它信息资料。
     5、文件资料。商会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件,政府有关部门,特别是主管部门发给商会的文件、函件等。
     6、函件资料。以商会及秘书处名义,发出的所有函件、通知等。
     7、组织相关活动的资料。商务洽谈、招商推介、信息交流、培训学习以及座谈会、茶话会、联欢会、团拜会等相关资料。
     8、档案资料包括:纸介质、磁介质及电子介质等载体形式。
 
   二、档案资料的收集整理
     1、由秘书处办公室牵头,负责收集整理和督促各部门收集整理。
     2、分管专项工作的人员,负责在完成每一件工作后,及时汇总资料,按要求整理归档。
     3、每年12月份,应将当年的工作资料整理汇总,整理成该项工作的年度档案资料并归档。
 
   三、档案资料的管理使用
     1、秘书处办公室负责所有档案资料的管理。
     2、有关人员查询、使用档案资料时,应予登记;重要资料的查询,应报秘书长、会长审批;办公室应确保档案资料不丢失、不损坏。

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